6 questions à se poser avant de décider d’externaliser

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Une partie de la création d’une entreprise consiste à trouver des moyens de se développer. Qu’il s’agisse du personnel que vous employez, des sous-traitants que vous avez, ou de l’infrastructure que vous avez construite, la croissance d’une entreprise englobe toutes ces choses. Une partie de la croissance d’une entreprise consiste à décider quand il faut externaliser et quand il faut déléguer le travail à d’autres. Cela entraîne de nombreuses questions et domaines de réflexion : quelles tâches externaliser, celles que vous vous sentez à l’aise d’externaliser, ce que vous pouvez vous permettre d’externaliser, et comment cela vous permettra de vous développer ou de changer d’échelle plus rapidement.

Une autre personne peut-elle effectuer cette tâche ?

Lorsqu’il s’agit d’externalisation, les tâches que vous envisagez sont un élément important de l’équation. Certaines tâches ne peuvent pas être externalisées en fonction des compétences que vous possédez, de la formation ou de l’expérience dont vous disposez. Chaque tâche a sa propre décision, indépendante des autres. En d’autres termes, il se peut que vous deviez accomplir une tâche, alors que vous pouvez trouver une autre personne pour l’accomplir. Réfléchir à ce qui est nécessaire pour accomplir les tâches XYZ, ainsi qu’au type d’informations et d’expériences dont une personne peut avoir besoin, fait partie de la détermination de la possibilité pour une autre personne d’accomplir cette tâche. Si la tâche en question n’exige pas de compétences, de connaissances, d’expérience ou d’informations particulières, vous pouvez peut-être l’externaliser.

Pouvez-vous vous le permettre ?

Lorsque vous confiez des tâches à d’autres entrepreneurs, employés, assistants ou personnes, vous devez tenir compte de l’aspect financier qui en découle. En effet, vous engagez une autre personne ou un logiciel pour effectuer les tâches que vous effectuez actuellement. Les tâches de base coûteront moins cher à externaliser qu’une tâche nécessitant une personne hautement qualifiée, comme un ingénieur logiciel. Pour déterminer si vous pouvez vous permettre d’externaliser, il est important d’analyser la situation financière de votre entreprise, le type de ressources dont vous disposez, l’aspect des finances de votre entreprise et le type de revenus à venir. Si vous êtes à court de liquidités et que vous avez peu de possibilités de revenus, il sera difficile d’envisager d’externaliser des tâches.

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Si vous avez beaucoup d’argent, si vous en avez en abondance ou si vous avez un flux de revenus important et régulier, l’externalisation est une possibilité réelle pour vous. La partie suivante de l’équation de l’externalisation consiste à déterminer le coût d’une tâche en contactant des personnes qui peuvent fournir l’externalisation ou qui ont l’expérience de l’externalisation de tâches similaires. En fonction de la fréquence de la tâche, du temps qu’il faudra pour l’accomplir et de la spécialisation, vous pourrez vous faire une idée de ce que vous devrez dépenser pour savoir si cela vaut la peine pour vous d’externaliser les tâches ou si vous devez continuer à les accomplir vous-même.

Cela m’aidera-t-il à passer à la vitesse supérieure ? Cela permettra-t-il d’obtenir plus de résultats et de productivité ?

L’externalisation permet souvent aux entreprises de se développer et de s’agrandir. Certaines tâches, bien qu’importantes pour le succès d’une entreprise, prennent énormément de temps. L’externalisation permet à quelqu’un d’autre d’accomplir ces tâches et vous libère pour investir votre temps dans des tâches plus importantes ou des tâches que vous seul pouvez accomplir. Que vous utilisiez vos propres ressources financières ou des capitaux privés ou à risque, si vous pouvez utiliser le temps ainsi libéré pour trouver d’autres moyens de développer votre entreprise, de la faire évoluer ou de générer plus de revenus, l’externalisation peut valoir la peine d’être analysée.

Quels seront les effets et les résultats de l’externalisation ?

Les effets de l’externalisation sont différents pour chaque équipe, entreprise et personne. Certaines décisions d’externalisation peuvent augmenter la productivité, maintenir le niveau des résultats ou améliorer l’efficacité d’une entreprise. En ce moment, vous ou une autre personne de votre organisation êtes peut-être en train de réaliser une certaine tâche qui contribue à la croissance de l’entreprise. Ces résultats peuvent être incroyablement importants et vitaux pour le succès de l’organisation, mais une autre personne peut avoir un processus d’intégration ou un temps différent pour produire des résultats similaires. Il est important d’évaluer le changement de résultats ou de production et son impact sur l’entreprise. Il existe plusieurs façons de gérer ce type de risque.

Vous pouvez :

  1. Essayer d’externaliser tout en continuant à travailler et à produire des résultats sur la même tâche afin de maintenir les résultats que vous avez générés ;
  2. Externaliser pendant une période d’essai ou une durée déterminée pour voir comment cela se passe ;
  3. Allouer un certain montant de capital que vous êtes prêt à investir pour voir comment se passe l’externalisation, puis décider ;
  4.  investir davantage dans la formation des personnes que vous envisagez d’externaliser afin qu’elles puissent mieux comprendre ce que vous recherchez.

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Comment se déroulera le processus d’intégration ?

Pour en venir au point suivant, avec les nouveaux employés, les nouvelles recrues, les nouveaux entrepreneurs ou les nouveaux assistants, il y a généralement un processus d’intégration pour les amener à produire le type de résultats ou de travail que vous recherchez. Cela signifie qu’il faut leur expliquer, étape par étape, ce que vous attendez d’eux, les informations ou les données dont ils pourraient avoir besoin pour accomplir chaque tâche, et le type de cadre opérationnel derrière chaque tâche. Si les tâches que vous envisagez peuvent vous sembler simples ou insignifiantes, pour une personne totalement nouvelle qui n’a pas l’expérience que vous avez, il peut y avoir une courbe d’apprentissage pour s’intégrer pleinement et accomplir la tâche pour l’entreprise. En tant que propriétaire de l’entreprise, ou en tant que personne externalisant la tâche, il est important de garder à l’esprit le temps et le coût de l’intégration. Il faudra peut-être quelques jours, semaines ou mois pour que la personne qui effectue la tâche que vous externalisez atteigne le niveau de production que vous recherchez.

Comment envisagez-vous d’externaliser ?

L’externalisation d’une tâche dépend en partie du type de mission, de la durée pour laquelle vous souhaitez l’externaliser et du type de compétences que vous recherchez. Certains logiciels vous offrent la possibilité d’automatiser les tâches. Les contractants sont des personnes qui travaillent pour vous en accomplissant une tâche ou une mission spécifique.  Les assistants sont des personnes qui travaillent dans une grande variété de tâches, accomplissant toutes les tâches ad hoc dont vous avez besoin. Les employés sont soumis à un ensemble différent de règles, de règlements et de lois. Ils sont engagés pour travailler pour votre entreprise et accomplir un travail particulier. Chacun d’entre eux est accompagné d’un mélange différent de points positifs et négatifs. La meilleure façon d’externaliser varie selon le type de logiciel disponible, le type d’expérience que vous avez avec les entrepreneurs ou les assistants, et la productivité ou les résultats que vous recherchez.

Conclusion

L’externalisation est un élément que les entreprises prennent en compte lorsqu’elles décident de l’évolution de leur activité ou lorsqu’elles cherchent d’autres moyens de se développer. L’externalisation permet aux entreprises de continuer à générer des résultats à partir d’une tâche particulière et libère du temps à investir ou à dépenser ailleurs. Certaines tâches ne peuvent être accomplies que par le fondateur ou le propriétaire de l’entreprise, tandis que d’autres peuvent être confiées à des tiers. La décision d’externaliser s’accompagne d’une composante financière, qui tient compte des compétences nécessaires et de la durée de l’externalisation. Chaque tâche externalisée s’accompagne de différents niveaux de productivité, de résultats et affecte l’entreprise de différentes manières. Avec les nouveaux employés, assistants ou sous-traitants, il y a un processus d’intégration au cours duquel ils doivent apprendre comment accomplir chaque tâche, ce que vous voulez qu’ils fassent et le type de résultats que vous attendez d’eux. La façon dont vous choisissez d’externaliser (qu’il s’agisse d’un assistant, d’un contractant ou d’un employé) dépend du type de tâche que vous cherchez à externaliser, de ses responsabilités, de la durée du projet et de la fréquence qui lui est associée. En somme, lorsqu’il s’agit d’externaliser une tâche potentielle, un projet potentiel ou un élément potentiel de votre entreprise, il est important de considérer, d’analyser et d’évaluer une variété de questions différentes avant d’aller de l’avant.