La facture est un document essentiel qui détaille les services ou produits vendus. Elle peut être appelée « quittance » après le règlement, ou « note » pour un client spécifique. C’est un document commercial et comptable généré par un vendeur. On y retrouve les termes d’achat et de vente. Découvrez ici ce que la loi dit de la facturation électronique.
Quelle est l’utilité d’une facture ?
Une facture remplit plusieurs fonctions importantes :
- Fonction juridique : elle atteste que le service a été rendu ou que la marchandise a été vendue. Elle prouve également que le vendeur est en droit d’exiger un paiement (comme dans le cas d’une quittance de loyer) ;
- Fonction commerciale : elle précise les conditions de vente des biens ou services, incluant notamment le montant à payer par le client.
- Fonction comptable : elle sert de justificatif pour la comptabilité. Elle est indispensable à l’établissement des comptes annuels d’une entreprise.
- Fonction fiscale : elle est utilisée pour la collecte et la déduction de la TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée) et facilite le contrôle fiscal.
Pour plus de détails sur la création d’une facture, consultez ce guide : comment faire une facture sur axonaut.fr ?
Les mentions obligatoires à mentionner sur une facture
Pour qu’une facture soit valide, elle doit inclure les éléments suivants :
- La date d’émission de la facture et celle de la prestation ou de la livraison;
- Votre identité et adresse ainsi que celles de l’acheteur;
- Le numéro de la facture et celui de la commande;
- Votre numéro d’identification TVA et celui de l’acheteur;
- La description des produits ou services avec leurs prix catalogue;
- Le taux de TVA applicable;
- Toute réduction éventuelle du prix;
- Le montant hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC).
Cependant, ces mentions ne sont pas les seules obligations légales. Il faut savoir que la législation française impose que toutes les factures soient rédigées en français et émises pour chaque transaction commerciale, sous peine de lourdes sanctions financières. Si le montant dû par un particulier ne dépasse pas 25 euros, une simple note suffit.
Les clients peuvent régler par virement bancaire, espèces ou chèque. La facturation électronique est pratique, mais doit respecter les mêmes conditions que les factures papier, notamment être envoyée par mail et signer électroniquement. Le client conserve toujours l’original, tandis que l’entreprise archive une copie pour sa comptabilité.
Quelle est la durée de conservation d’une facture électronique ?
Les factures émises par une entreprise doivent être classées de manière chronologique dans un registre comptable. Les dates d’émission et la numérotation des factures doivent suivre un ordre cohérent et continu. Chaque facture doit être dotée d’un numéro unique basé sur une séquence chronologique sans interruption, excluant ainsi toute possibilité de duplication de numéros.
L’entreprise peut opter pour différentes séries de numérotation (par exemple F2023-01-001, 2023-001), adaptées à diverses situations :
- Lorsqu’il existe plusieurs sites de facturation, une série distincte par site ;
- Lorsque les règles de facturation diffèrent selon les catégories de clients, une série par catégorie ;
- En cas de sous-traitance de facturation pour certaines factures.
Le numéro de facture, qui est une mention obligatoire, doit figurer sur chaque page de la facture. Si une facture s’étend sur plusieurs pages, celles-ci doivent être numérotées de manière séquentielle (n/N, où n représente le numéro d’ordre des pages et N le nombre total de pages de la facture). Enfin, les factures doivent être conservées pendant une durée de dix ans.
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