Aujourd’hui, que l’on dirige une TPE, une PME ou une grande structure, la transformation numérique est le mot d’ordre. Il devient difficile d’exister sans outils informatiques, que ce soit pour la production, l’administratif ou encore la communication. Microsoft Office 365 fait partie des outils modernes adaptés aux besoins de notre époque. Comment réussir son déploiement dans votre entreprise ?
Faites appel à un partenaire spécialisé pour déployer Microsoft Office 365
Si vous dirigez une PME et que vous n’avez pas de direction informatique à proprement parler, le meilleur moyen de déployer MS Office 365 dans votre entreprise est de confier la mission à un professionnel. Certes, l’outil est simple d’utilisation, mais son déploiement est plus complexe qu’il n’y paraît. En effet, il s’agit d’une opération qui nécessite le concours d’un prestataire qualifié. Ce type d’agence accompagne les entreprises dans tous leurs projets informatiques. Pour en savoir plus sur le déploiement de MS Office 365 dans votre entreprise, n’hésitez donc pas à vous appuyer sur les services d’un partenaire informatique.
Un mauvais paramétrage de votre suite bureautique peut grandement perturber votre activité et générer des manques à gagner en attendant l’intervention d’un expert. De plus, cela peut vous exposer à des failles de sécurité et les cybercriminels sont à l’affût de la moindre ouverture. Et quoi de pire que la perte et/ou la fuite de données pour une entreprise ?
Comment se préparer au changement en interne ?
Le changement n’est jamais évident, surtout dans une entreprise où les collaborateurs sont déjà ancrés à des process qu’ils maîtrisent. Vous devez dans ce cas sensibiliser le personnel pour lui faire comprendre l’intérêt de ce changement. Expliquez-leur les limites ou les inconvénients des usages actuels et les risques encourus.
Plus le jour du basculement approche, plus vous devez intensifier votre communication. Pensez à engager des ambassadeurs ou des experts pour vous accompagner dans cette étape. Impliquez tous les managers pour qu’ils puissent coacher leurs équipes respectives.
Vous devez ensuite former vos collaborateurs pour qu’ils maîtrisent rapidement les nouveaux outils. Une fois Microsoft Office 365 déployé, accompagnez le personnel pendant les premières semaines d’usage de l’applicatif.
Les spécificités de Microsoft Office 365
Office 365 est un ensemble de programmes composé de la suite bureautique Office de base (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, OneNote), des logiciels spécialisés (Access, Publisher, Visio, Project, InfoPath, Sharepoint Designer, Lync) et d’autres outils connectés, accessibles depuis le cloud.
Office 365 offre de nombreux avantages pour les TPE et PME, à savoir :
- La mobilité : Office 365 permet d’accéder à tous les outils depuis n’importe quel endroit, que vous soyez connecté ou non.
- Le multiplateforme : quels que soient le type d’appareils (ordinateur, tablette ou smartphone) et le système d’exploitation (Windows, MacOS, Android, iOS) vous pouvez accéder à votre environnement de travail à tout moment.
- La collaborativité : il est important de disposer d’outils collaboratifs que l’on peut également partager en interne et avec nos clients.
- La communication : Office 365 permet de communiquer en temps réel tout en utilisant les outils de la suite bureautique, en partageant notamment les documents en distanciel.
- La cybersécurité : messagerie cryptée, données chiffrées ou encore conformité au RGPD, Office 365 protège efficacement vos outils et vos fichiers tout en préservant la confidentialité de vos données… Sous réserve d’une configuration adéquate.
Outil performant, MS Office 365 est un atout majeur pour l’activité des entreprises.
