Optimiser sa gestion du temps : 9 actions concrètes pour une productivité accrue

Optimiser sa gestion du temps : 9 actions concrètes pour une productivité accrue

ENTREPRENDRE

Voici 9 habitudes pour améliorer votre organisation et efficacité au quotidien :
– Mixer les méthodes d’organisation existantes (Getting Things Done, Zen To Done, Pomodoro, méthode NERAC) pour trouver celle qui vous convient le mieux.
– Travailler sur votre efficacité dans le domaine professionnel et personnel.
– Être conscient que peu d’actions bien menées suffisent pour être efficace.
– Avoir de la discipline et agir régulièrement pour avancer vers vos objectifs.

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1 – Simplifier pour savoir comment gérer son temps

Pour mieux gérer notre temps, simplifions notre vie en se débarrassant de l’inutile. Jetons les objets et les tâches superflus. Garder des choses par peur n’a aucun sens. Même si on en a besoin plus tard, ce n’est pas grave. En se débarrassant du superflu, on gagne du temps, du confort et de l’argent. Moins de choses à gérer équivaut à un esprit plus clair. Pour aller plus loin sur ce sujet, consultez l’article “Comment organiser son travail efficacement? En simplifiant!

2 – Ranger !

Comment bien gérer son temps au quotidien? Il existe de nombreuses méthodes efficaces pour y parvenir, mais si cela ne fonctionne pas, la raison est simple : pour que les choses soient rangées, il faut ranger. Le désordre n’est pas une question d’intelligence, c’est une question d’action. Beaucoup de personnes n’aiment pas ranger, mais nous savons tous les bénéfices du rangement.

Combien de temps passons-nous à ranger chaque jour? Si la réponse est proche de zéro, il n’est pas étonnant que notre environnement soit en désordre et que nous manquions d’organisation. Inutile de consacrer une journée entière tous les 6 mois au rangement. Il faut agir un peu chaque jour. Par exemple, 10 minutes suffisent (vraies minutes!). On peut commencer par ranger une armoire, des mails, son attaché-case, sa voiture, son bureau (meuble ou ordinateur), etc.

L’essentiel est de ne pas se démotiver en en faisant trop. 10 minutes par jour équivalent à 1 heure et 10 minutes par semaine, soit 5 heures par mois. Imaginez le résultat après un mois de ce petit effort quotidien. Ces 10 minutes quotidiennes représentent peu, mais pratiquées régulièrement, elles donnent des résultats exceptionnels!

3 – Être séquentiel pour savoir comment gérer son temps

Lorsque nous avons beaucoup de tâches à accomplir, le risque est de vouloir tout faire en même temps. Il est important d’être séquentiel pour gérer son temps de manière plus efficace. Cela signifie réaliser les tâches les unes après les autres, en commençant et en terminant une tâche avant d’en commencer une autre. Même si cela peut sembler stressant sur le moment, progressivement, certaines tâches seront éliminées car elles seront terminées. Cela évite l’accumulation interminable de tâches et donne un sentiment de contrôle sur notre environnement.

Gérer ses priorités est essentiel, et la matrice d’Eisenhower est un outil très utile à cet égard. D’autres méthodes existent également, comme celles proposées par David Allen dans sa méthode “Getting Things Done”. Être séquentiel rejoint la loi de Carlson, selon laquelle réaliser une tâche de manière continue augmente notre efficacité. En revanche, diviser notre attention entre plusieurs tâches les fragmente et nécessite constamment de se reconcentrer.

Il est donc plus avantageux de se concentrer sur une seule tâche à la fois, ce qui permet une meilleure préparation et une concentration maximale sur la tâche en cours.

  • Le risque de vouloir tout faire en même temps
  • Gérer son temps de manière séquentielle
  • Utilisation de la Matrice d’Eisenhower pour gérer ses priorités
  • Autres méthodes comme “Getting Things Done” de David Allen
  • L’importance d’être séquentiel selon la loi de Carlson
  • L’avantage de se concentrer sur une seule tâche à la fois

4 – Regrouper les tâches

Après avoir vu l’importance de la gestion du temps, parlons maintenant du regroupement des tâches. Passer d’une tâche à une autre demande du temps, car cela requiert quelques minutes pour être pleinement productif. Afin d’optimiser la gestion du temps, la méthode la plus efficace est de regrouper les tâches similaires pour économiser du temps et augmenter la productivité. Par exemple, consulter ses e-mails tout au long de la journée n’est pas productif, car cela nécessite d’ouvrir sa boîte mail à plusieurs reprises et de se concentrer sur chaque mail avant de passer à une autre tâche. Il est préférable de réserver deux ou trois créneaux d’une heure dans la journée pour traiter tous les e-mails en une seule fois. Cela permet non seulement d’être plus efficace, mais aussi de gagner du temps tout au long de la journée.

5 – Noter et centraliser les choses à faire au même endroit

Lorsque nous sommes surchargés de tâches, il est facile de se sentir dépassé. Pour éviter cela, la première étape est de tout noter. Cela libérera l’esprit et empêchera les oublis. Ensuite, organisons-nous pour accomplir ces tâches.

Pour vider notre tête, un système de notation est crucial. Toutefois, il faut faire attention à ne pas disperser nos notes sur différents supports, car cela risque de nous faire oublier la moitié de nos tâches.

En résumé :

– Noter toutes les tâches à réaliser pour soulager l’esprit et éviter les oublis.
– Organiser ses activités une fois que tout est noté.
– Utiliser un seul système de notation pour éviter d’oublier des tâches.

Le système de note pour savoir comment gérer son temps

Bien sûr, je suis convaincu que l’informatique est la solution idéale pour gérer efficacement nos tâches et priorités. De nos jours, la plupart des téléphones offrent des applications de prise de notes très pratiques. Il est possible d’organiser ses notes en créant des dossiers, en ajoutant des couleurs, des puces ou des numéros, etc.

Voici mes conseils pour une bonne gestion des tâches :

  • Noter tout sur notre téléphone dans différentes notes, par exemple une note “À faire” qui répertorie les tâches en cours.
  • Consulter quotidiennement cette note pour s’organiser en traitant ce qui est important et urgent, en planifiant ce qui est important mais non urgent, en déléguant ce qui est non important mais urgent et en supprimant les tâches non importantes et non urgentes.

En ce qui concerne la planification, je recommande d’utiliser un seul logiciel tel qu’Outlook ou Calendrier (Mac) pour une synchronisation entre différents appareils. Ainsi, toutes les tâches planifiées sont accessibles partout.

Il est essentiel de maintenir le système de note dynamique en supprimant ou archivant les notes qui ne changent pas. Pour cela, je suggère de les copier-coller dans un logiciel de traitement de texte tel que Word, Pages ou encore OpenOffice. Ainsi, nos notes restent à jour.

Pour approfondir la gestion des notes et des priorités au travail, vous pouvez consulter mon article “Gestion du temps et des priorités au travail : une méthodologie.

Le cloud

Je recommande également de sauvegarder ces notes dans un cloud. Cela permet de les consulter depuis n’importe quel appareil. Personnellement, j’écris beaucoup sur mon téléphone, mais je rédige mes articles sur mon ordinateur. Grâce à mon cloud, il me suffit d’ouvrir mes notes sur mon ordinateur pour qu’elles se synchronisent. Ainsi, j’ai accès à toutes mes idées et je peux être productif.

Il en va de même pour toutes les notes que j’ai archivées. Je les sauvegarde sur mon cloud, ce qui me permet de les consulter sur mon téléphone et depuis n’importe quel ordinateur. De plus, le cloud offre l’avantage de sauvegarder toutes nos données et de les récupérer facilement en cas de panne de notre ordinateur, évitant ainsi la perte de tous nos documents.

6 – Décision sur l’instant présent

Il est important d’adapter nos tâches en fonction de notre niveau d’énergie du moment. Lorsque nous sommes pleins d’énergie, attaquons les projets importants. Par contre, si notre énergie est basse, traitons les mails ou occupons-nous de tâches moins exigeantes. Cette approche intuitive nous rend plus efficaces et nous permet de gérer notre temps de manière optimale. En s’adaptant à notre forme du moment, nous pouvons travailler de manière plus productive et être plus satisfaits de nos réalisations. Ainsi, il est essentiel d’écouter son corps et d’organiser son emploi du temps en conséquence.

7 – Faire immédiatement ce qui dure moins de 2 minutes

Dans son livre “Getting Things Done”, David Allen donne un conseil très pratique pour gérer son temps de manière efficace. Ce conseil, que j’ai toujours instinctivement suivi, consiste à traiter immédiatement les e-mails qui nécessitent moins de 2 minutes. Ainsi, lorsque vous avez réservé une heure pour gérer vos e-mails, cela évite qu’ils s’accumulent dans votre boîte de réception et libère de l’espace mental. En plus de réduire l’accumulation des tâches, cela permet également de faire un premier tri et procure un sentiment de soulagement en accomplissant une partie des e-mails.

8 – Se laisser des créneaux libres pour gérer les imprévus

L’imprévu est un élément incontournable de la vie quotidienne. Bien que son arrivée soit impossible à prédire, il est primordial de lui accorder une place dans notre organisation du temps. Prévoir des plages horaires dédiées à ces imprévus permet une gestion plus efficace de notre emploi du temps.

En tant que directeur régional, je réservais au moins deux demi-journées par semaine pour anticiper les imprévus de dernière minute. Lorsque ces créneaux n’étaient pas prévus, ma semaine devenait rapidement surchargée. En admettant cette réalité, nous pouvons simplifier la gestion du temps en intégrant des plages horaires dédiées aux imprévus.

Voici comment gérer l’imprévu de manière efficace :
– Accorder des créneaux spécifiques pour les imprévus
– Planifier les tâches imprévues sur ces plages horaires ou les reporter en décalant d’autres activités prévues

En prenant en compte la nature imprévisible des événements, nous pouvons mieux organiser notre temps et faire face à ces situations de manière plus sereine.

9 – Trouver une activité qui nous inspire et nous détend pour savoir comment gérer son temps

Bien sûr, voici la reformulation du contenu en utilisant un ton amical et en respectant les consignes :

Hey ! Moi, j’adore me promener. C’est vraiment essentiel pour moi, ça m’aide à être plus organisé et efficace. En marchant, beaucoup d’idées d’articles me viennent, je les note directement sur mon téléphone. Cela booste vraiment mon inspiration et me détend en même temps.

Ça m’aide aussi à mieux m’organiser. En marchant, je clarifie mes pensées, je prends du recul sur ma vie quotidienne et je me concentre sur mes priorités. Ça me permet de mieux gérer mon travail et d’être plus efficace.

Et toi ? Quelle activité complémentaire t’inspire et te détend ?

Avoir une passion nous pousse à être plus performants au travail. Pourquoi ? Parce que ça nous motive tellement qu’on essaie de terminer notre travail rapidement pour pouvoir la réaliser. Sans passion, on risque de rester tard au bureau ou de travailler lentement. Une passion nous incite à être plus efficaces dans nos autres tâches pour libérer du temps.

Voici mes 9 habitudes simples qui contribuent à maintenir mon organisation et à gérer mon temps efficacement. Mon dernier conseil : ne sois pas trop rigide dans ton organisation. Parfois, il est possible de déroger sans remettre tout en question. Il faut aussi savoir lâcher prise et ne pas se stresser pour rester efficace. Prends le temps de faire les choses avec plaisir.

 

Optimiser sa gestion du temps : 9 actions concrètes pour une productivité accrue

Auteur chevronné d’articles entrepreneuriaux, je partage une expertise affûtée sur les tendances d’affaires via des analyses pointues. Mon parcours illustre mon engagement à fournir un contenu professionnel et instructif pour stimuler l’inspiration dans le monde entrepreneurial.