Optimisez votre productivité : Maîtrisez la méthode GTD pour travailler efficacement

Optimisez votre productivité : Maîtrisez la méthode GTD pour travailler efficacement

RH & MANAGEMENT

Aujourd’hui on va parler de l’importance de l’organisation pour travailler efficacement. Mon but est de motiver nos équipes, car je crois fermement que des équipes motivées sont plus productives. Cependant, être motivé ne garantit pas forcément l’efficacité. Si on ne canalise pas notre énergie correctement, on risque de faire beaucoup de choses sans obtenir les résultats escomptés. Ainsi, je veux aborder le thème de l’organisation et de la gestion des priorités pour comprendre comment travailler efficacement.

Peter Drucker a dit un jour : “Il n’y a rien de plus inutile que de faire avec efficacité quelque chose qui ne doit pas du tout être fait”. C’est pourquoi je veux rappeler la méthode “GTD” de David Allen, tirée de son livre “Getting Things Done”. Cette méthode simple mais très efficace nous aide à mieux gérer nos priorités et à mieux nous organiser, ainsi que nos équipes.

La méthode GTD se décompose en 5 étapes :
– La collecte
– Le traitement
– L’organisation
– L’examen
– L’action

Chaque étape mérite qu’on s’y attarde pour en comprendre le fonctionnement. Restez à l’écoute pour en savoir plus !

1 – La collecte pour savoir comment travailler efficacement

Le but est de vider l’esprit de toutes ses pensées et idées, comme un grand brainstorming appelé “remue-méninge” en français.

1. Écrire toutes les tâches en tête sur papier ou ordinateur, afin de les recueillir.
2. Regrouper les papiers en cours, fichiers informatiques en cours et autres documents.
3. Les tâches non réglées peuvent polluer l’esprit et perturber la productivité.
4. Réduire les endroits de collecte pour regrouper toutes les tâches et documents.
5. Utiliser un carnet et un stylo pour collecter au même endroit plusieurs choses.
6. Prendre des notes dans son téléphone peut s’avérer efficace.

En résumé, regrouper toutes les tâches et documents, réduire les lieux de stockage pour gagner en efficacité.

2 – Le traitement

Une fois que toutes les tâches et documents sont rassemblés, il est important de déterminer quoi faire avec chaque chose pour travailler de manière efficace. La question à se poser est donc : “Est-ce que j’ai une action à réaliser ?” Par exemple, si j’ai une facture qui traîne sur le bureau et que je l’ai déjà payée, je n’ai plus rien à faire par rapport à cette tâche. Dans ce cas, je peux soit jeter le document, soit l’archiver. En revanche, si la facture n’a pas été réglée, alors j’ai une action à accomplir : je dois la payer. Si cela prend moins de 2 minutes, je le fais immédiatement ; sinon, je peux la déléguer ou reporter la tâche à plus tard. Le traitement consiste donc à déterminer si une action doit être entreprise ou non. Si c’est le cas et que l’action nécessaire prend moins de 2 minutes, il faut la réaliser tout de suite. Sinon, il faut la reporter ou la déléguer. Enfin, si l’action à entreprendre est d’envergure, il faudra la traiter comme un projet avec plusieurs étapes.

3 – L’organisation

Bien sûr, pour travailler de manière productive, il est essentiel de savoir comment organiser et gérer nos tâches. Une fois que nous avons déterminé les actions à entreprendre, telles que celles pouvant être effectuées en moins de 2 minutes, à déléguer, à reporter ou liées à un projet spécifique, il est temps de se concentrer sur l’organisation personnelle et l’efficacité au travail.

a – Si la tâche nécessite une action, nous avons 4 manières de procéder :

Il est important de réaliser les tâches qui prennent moins de 2 minutes immédiatement, sans nécessiter d’organisation spécifique. Pour les tâches à déléguer, il faut expliquer clairement ce qu’il faut faire à la personne concernée et attendre qu’elle le fasse. En cas de report, deux options s’offrent à nous : programmer une date dans notre agenda ou profiter d’un moment libre pour les effectuer, comme payer une facture. Enfin, pour les projets nécessitant plusieurs étapes, il est indispensable de bien planifier et suivre leur progression.

b – Si aucune action n’est possible, il y a 3 manières de procéder pour savoir comment travailler efficacement :

L’organisation est essentielle pour éviter l’encombrement. Jeter des choses inutiles libère de l’espace et facilite les actions quotidiennes. Une bonne gestion implique parfois de se débarrasser de ce qui ne sert plus. Pour les documents officiels, il est crucial de les conserver, en les classant et en les identifiant pour une recherche facile. L’archivage électronique est une solution efficace pour gagner de la place et éviter la détérioration des documents. Parfois, certaines tâches peuvent être mises en attente, comme les paiements échelonnés.

  • Simplifier pour éviter l’encombrement
  • Jeter les choses inutiles libère de l’espace
  • Classer et identifier les documents officiels
  • Archivage électronique pour gagner de la place et éviter la détérioration
  • Mise en stand-by des tâches, comme les paiements échelonnés

4 – L’examen pour savoir comment travailler efficacement

Il est important de ne pas seulement identifier, traiter et organiser toutes nos tâches, mais aussi de les revoir régulièrement pour effectuer les ajustements nécessaires. David Allen suggère de revoir nos tâches chaque semaine pour garantir une productivité maximale. Pourquoi ne pas le faire le vendredi soir pour commencer le week-end sereinement, ou la veille d’un jour de repos ? Il est crucial de trouver le jour qui convient le mieux pour maximiser notre efficacité.

Les objectifs à atteindre sont les suivants :

  • Regrouper ce qu’il reste à faire
  • Revoir notre système d’organisation
  • Mettre à jour nos listes
  • Confirmer que notre système est clair, net, à jour et complet

Faire un point chaque jour nous permettra de libérer l’esprit en notant tous les sujets en cours et en contrôlant leur progression. C’est également une excellente façon d’éviter la procrastination et d’être plus efficace lorsqu’un peu de temps se libère.

5 – L’action

Enfin, pour travailler efficacement, nous devons prendre des décisions et agir ! Avoir un système d’organisation est crucial, mais sans action, rien ne se passera. L’efficacité réside dans l’action. Il peut sembler anodin, mais souvent, le manque d’action nous submerge plus que le manque d’organisation.

Ensuite, comment choisir quelle action entreprendre ? David Allen propose 3 méthodes pour décider de l’action à entreprendre :
– Capturez toutes les tâches dans un système fiable.
– Clarifiez ce que chaque tâche implique.
– Organisez les tâches par priorité et contexte.

Ces étapes nous aideront à passer à l’action de manière plus efficiente.

a – Une méthode à 4 critères : décider en fonction du moment pour savoir comment travailler efficacement

Bien sûr, voici la reformulation :
Aujourd’hui, nous devons prendre une décision en fonction de l’instant présent. Nous avions prévu de travailler sur un projet, mais notre client a reporté son rendez-vous au mois prochain, ce qui change le contexte. De plus, l’un de nos employés a besoin de notre attention pour une question urgente, ce qui réduit notre disponibilité pour la journée. En outre, nous sommes malades et aurons donc moins d’énergie pour travailler. Face à ces éléments, il est important de déterminer quelle action serait la plus rentable à mettre en œuvre.

b – Une méthode à 3 volets : décider en fonction de notre évaluation du travail quotidien

L’arbitrage entre les tâches prévues et celles qui surviennent au cours de la journée est l’idée centrale ici. On prévoit un temps spécifique pour accomplir les tâches prédéfinies, tout en étant ouvert à traiter les tâches imprévues qui semblent importantes et urgentes. Pour bien gérer son travail, il est essentiel de mettre à jour nos listes de tâches afin d’évaluer leur importance. Selon la règle des 2 minutes, toutes les tâches prenant moins de 2 minutes sont effectuées immédiatement. Les autres tâches sont ajoutées à nos listes, pour être traitées, organisées et examinées par la suite.

c – Une méthode en 6 paliers : décider en fonction de la vraie nature de notre travail

Dans cette méthode, nous prenons nos décisions en fonction de l’importance “profonde” de la tâche. Voici comment elle se décompose :

– Collecte
– Traitement
– Organisation
– Examen
– Action

Ensuite, voici les différents paliers de prise de décision :

– Piste de décollage : Actions en cours (appels téléphoniques, mails, etc.)
– 10 000 pieds : Projets en cours (projets pouvant être divisés en petites actions pour des résultats à court terme : monter un meuble, déménager, etc.)
– 20 000 pieds : Responsabilités courantes (domaines au cœur de notre métier et de nos compétences, y compris la vie personnelle comme les enfants)
– 30 000 pieds : Objectifs sur 1 à 2 ans (se projeter dans tous les domaines de notre vie pour savoir ce que nous voulons dans 1 à 2 ans)
– 40 000 pieds : Projections sur 3 à 5 ans (se projeter dans tous les domaines de notre vie pour savoir ce que nous voulons dans 3 à 5 ans, avec des projections plus vastes qu’à 1 ou 2 ans)
– 50 000 pieds et plus : Plan de vie (le pourquoi de notre vie, les raisons derrière nos choix, notre raison d’être)

Cette méthode s’inspire du livre “Getting Things Done” de David Allen et se révèle efficace pour travailler. C’est pourquoi j’ai choisi d’en parler en priorité.

 

Optimisez votre productivité : Maîtrisez la méthode GTD pour travailler efficacement

Auteur chevronné d’articles entrepreneuriaux, je partage une expertise affûtée sur les tendances d’affaires via des analyses pointues. Mon parcours illustre mon engagement à fournir un contenu professionnel et instructif pour stimuler l’inspiration dans le monde entrepreneurial.