Optimiser la gestion des ressources humaines est un défi quotidien pour toute entreprise. Pour le relever, certaines sociétés s’inspirent de ce qui se fait ailleurs. D’autres en revanche sortent des sentiers battus et optent pour des solutions originales et efficaces. Allons à la découverte de quelques-unes de ces solutions.
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L’investissement dans les outils numériques d’aide à la gestion
Qui dit ressources humaines dit multitude de documents (identité de chaque salarié, contrat de travail, avis de visite médicale, bulletins de paie…). Cela implique également l’établissement d’un planning du personnel et la gestion du temps et activité (GTA). Pour se simplifier ces tâches administratives, il est important d’investir dans un logiciel de gestion RH comme celui proposé par Combo.
L’installation d’un logiciel de gestion RH permet entre autres de réaliser le suivi simplifié des absences et de planifier le temps de travail de chaque collaborateur. Cela favorise également un calcul simplifié des primes du personnel et une préparation en un clic des éléments de paie.
Il s’agit d’un outil très important qui peut soulager les TPE et PME dans la gestion de leurs ressources humaines et les libèrer notamment des tâches administratives chronophages. Cette solution leur permet aussi de pouvoir remonter facilement des informations de/entre tous les niveaux hiérarchiques de la société.
Le passage à la dématérialisation
Une dématérialisation complète du département RH peut aussi être envisagée dans le cadre de l’optimisation de la gestion des ressources humaines. Cela passe par le stockage électronique des informations et des données relatives à chaque employé, ce qui facilite leur accès et leur mise à jour.
La dématérialisation du département RH inclue également l’informatisation des processus de recrutement (le traitement des candidatures en ligne), l’automatisation du process de tri et de filtrage des CV… Elle implique par ailleurs la numérisation de tous les documents physiques existants (registre du CSE, les charges sociales des salariés, les rapports d’entretiens professionnels) et leur classification.
Pour dématérialiser l’ensemble des documents RH, il faut penser à investir dans un système de stockage cloud sécurisé et des solutions de signature électronique. Les retombées en termes de gain de temps et d’argent sont si énormes pour l’entreprise qu’il serait inapproprié de penser au coût de cette mesure.
La mise en place d’un processus de recrutement rigoureux
Quel lien existe-t-il entre processus d’embauche rigoureux et optimisation de la gestion des ressources humaines ? Certains se posent cette question et ils n’ont par tort. Car un processus de recrutement strict n’implique que description précise des profils recherchés, diffusion de l’offre d’emploi par les canaux appropriés et entretien des candidats présélectionnés en plusieurs étapes.
Cependant, ils doivent comprendre qu’une sélection rigoureuse permet d’identifier et de choisir les meilleurs talents. Cela signifie que les ressources humaines sont allouées de façon plus efficace. De même, lorsque le processus de recrutement est bien conçu, les chances de recruter des candidats mal adaptés au poste ou à la culture de l’entreprise sont réduites. Résultat, moins de taux de rotation et donc moins de tâches administratives.
La planification de la formation des collaborateurs
Pour optimiser la gestion des ressources humaines, il convient aussi de faciliter l’intégration des nouvelles recrues. Aussitôt le recrutement terminé, il faut penser au suivi des recrutés afin qu’ils s’approprient la culture et l’identité de l’entreprise.
Pour y parvenir, il faut proposer aux recrutés des formations régulières. Ces séances d’apprentissage et d’acquisition de connaissances doivent se faire selon un calendrier défini et connu de tous.
En formant ses employés de façon continue, l’entreprise leur offre la possibilité de développer de nouvelles compétences. Ce qui leur permet d’être plus polyvalents et plus performants dans leur travail. De cette manière, chacun connaît ses responsabilités au sein de la société, ce qui facilite grandement la tâche au département RH.
