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RH : gérez les congés et les absences

RH & Management

Le service des Ressources Humaines est une branche importante pour toute entreprise. Que ce soit pour une petite, une moyenne ou une grande entreprise, la bonne administration des Ressources Humaines contribue grandement au développement d’une structure. Parmi les points les plus importants figure la gestion des congés et des absences du personnel. Il s’agit en effet d’un levier de performance pour une entreprise, et sa bonne organisation est indispensable. Comment rendre votre gestion des congés plus fluide, simple et pratique ? L’utilisation d’un logiciel RH pour gérer les congés et les absences semble être une bonne option.

L’utilisation d’un logiciel RH pour les congés et les absences

La gestion des RH est une tâche fastidieuse, mais inévitable pour assurer le bon fonctionnement d’une société. Pour limiter les allers et retours avec les demandes d’absences de vos salariés, il vous est possible d’utiliser un logiciel RH. L’utilisation d’un tel logiciel, comme par exemple PayFit, vous permet de réduire considérablement le taux d’absentéisme et vous aide dans votre prise de décision face aux demandes de congé des collaborateurs.

L’un des plus grands avantages de l’utilisation d’un logiciel spécialisé est qu’il vous offre une réelle efficacité dans la gestion des absences. Il vous est facile d’avoir une vue d’ensemble de tous les départs en congé, ainsi que les demandes d’absence. Il vous facilite de ce fait la validation ou le refus des requêtes. Certains outils vous permettent même de notifier instantanément vos employés sur la décision prise, et ce, sur la même plateforme.

Avec un logiciel spécialisé, vous pouvez donner accès à vos salariés au planning d’absences et de congés de l’ensemble des collaborateurs. Vous pouvez mettre à jour vos données en temps réel pour que l’information soit visible par tous. L’utilisation d’un logiciel RH offre ainsi la possibilité aux utilisateurs de gérer en toute autonomie leurs congés. Il suffit en effet de se connecter sur le logiciel et de consulter le planning d’absence dans un service défini, puis de s’organiser en conséquence.

Un logiciel RH facilite également le travail du service de la comptabilité pour l’édition des bulletins de paie, avec des informations centralisées. Cette solution est un véritable gain de temps pour toute l’entreprise. Par ailleurs, elle contribue à la dématérialisation des documents RH, en réduisant l’utilisation du papier.

Avec un logiciel RH performant, vos managers recevront toutes les demandes d’absences et de congés de l’ensemble des membres de leur équipe. Le logiciel leur permet donc de visualiser en peu de temps la période demandée, le motif, le type, ainsi que la durée de l’absence. Être en possession de toutes ces données facilite énormément la prise de décision, accord ou refus de la demande.

Logiciel RH pour les congès

Une bonne gestion avec un management et un planning

Il est indispensable pour une entreprise de prévoir les absences de ses employés pour assurer une bonne organisation en interne. De ce fait, il est important d’établir un planning d’équipe. Ce dernier est très utile non seulement pour suivre le nombre de jours disponibles d’un salarié, mais aussi pour anticiper les absences. Vous aurez ainsi l’assurance de maintenir un bon roulement du personnel au sein de l’entreprise.

Chaque manager d’équipe doit centraliser les demandes d’absences et de congés des collaborateurs. Il doit assurer l’organisation des absences pour garantir la continuité de l’activité. L’établissement d’un planning de congé est donc la solution par excellence.

Une gestion de planning gratuite avec Excel

Pour gérer les congés de leur personnel, de plus en plus d’entreprises favorisent Excel. C’est en effet un outil très répandu en entreprise, grâce à sa facilité d’utilisation qui offre une maîtrise aisée de la gestion de vos congés.

Créer des dossiers sur Excel peut se faire en toute simplicité. Pour cela, il vous suffit juste de vous rendre sur votre moteur de recherche, et de télécharger un modèle de planning d’absence sur Excel. À savoir que cet outil est téléchargeable gratuitement.

Toutefois, l’outil est limité à certaines fonctionnalités uniquement. Parmi les inconvénients d’Excel figure l’impossibilité de multiplication des documents, le processus de validation long, dû aux allers-retours du fichier entre les managers, les salariés et les personnels des ressources humaines. Par ailleurs, il faut rester prudent avec les risques d’erreurs de saisies, qui sont assez fréquentes. L’un des plus gros inconvénients d’un fichier Excel est l’impossibilité d’avoir un planning à jour. Cela peut faire douter de la fiabilité des informations, car celles-ci ne sont pas actualisées en temps réel.

Malgré toutes ces limites, il est parfaitement possible de procéder à une bonne gestion de planning à l’aide d’un Excel en ligne.