Un rapport d’activité annuel représente un outil de communication qui permet à une entreprise de faire le point sur ses actions et ses réalisations sur une période donnée. Il doit comporter certaines informations importantes. Il doit être synthétique. L’objectif étant de présenter un document de référence et exploitable par toutes les entités de la société. Voici plus d’informations sur les techniques de rédaction d’un rapport d’activité annuel.
Rapport d’activité annuel : qu’est-ce que c’est ?
Le rapport d’activité annuel concerne toutes les entreprises, quel que soit sa taille, son domaine d’intervention ou le nombre de ses employés. Il se révèle indispensable pour l’évolution de la structure. Sa rédaction doit respecter certaines normes. De façon générale, un rapport comprend une introduction, un corps de texte et une conclusion destinée à résumer un texte. Le rédacteur doit donc éviter d’être trop descriptif en faisant une simple liste des actions.
Il convient de préciser qu’un rapport d’activité annuel reste un outil important dans la gestion de projet. Il est élaboré pour évaluer les actions réalisées par une entreprise ou par un département. Il est généralement le fruit d’une collaboration collective entre plusieurs entités d’une société.
La présentation du rapport d’activité annuel se fait généralement à la fin de l’année. Mais, sa rédaction commence bien avant. Son objectif est de présenter tous les activités et événements ayant marqués l’année.
Comment rédiger un rapport d’activité annuel ?
La rédaction d’un rapport d’activité annuel répond à certaines règles. Cela permet de produire un document irréprochable, cohérent et structuré. Voici les quatre étapes à suivre pour bien rédiger un rapport :
Définir l’objectif global du document
Pour définir l’objectif global d’un rapport annuel, il faut répondre aux questions suivantes :
- Quel est le public cible ?
- À qui est destiné ce document ?
- Quel est le message que l’entreprise souhaite transmettre à travers ce document ?
- Dans quel contexte est rédigé le document ?
La réponse à ces différentes questions permet de définir les grandes parties du rapport ainsi que les éléments de langage à inclure.
Définir la structure ou le plan du document
Cette étape est déterminante. Le document doit avoir une introduction, un corps de texte qui présente les actions et les idées et une conclusion pour synthétiser les points pertinents du document.
L’autre partie du rapport d’activité annuel est constituée d’un descriptif des actions et des rubriques d’informations intégrées.
Traiter l’information
La troisième partie de la rédaction d’un rapport annuel consiste à traiter l’information pour déterminer les éléments les plus pertinents. Ce travail se base sur tous les événements et actions menées au cours de l’année. Pour faciliter le travail, le chef d’entreprise peut demander à chaque département de produire un rapport qui concerne son périmètre d’intervention. Dans ce cas, il doit suivre rigoureusement chaque texte envoyé par chaque département.
Relire tout le document
Cette dernière partie concerne le processus de relecture de tout le document. Il convient de la faire avant de publier son rapport d’activité annuel. L’entreprise peut désigner un comité de relecture constitué des dirigeants et des responsables internes. Pour que le contenu soit cohérent et homogène, la relecture doit se faire de façon rigoureuse.
