La gestion des documents en entreprise nécessite du temps et quelques exigences organisationnelles. Toute entreprise produit et reçoit une quantité importante de documents de diverses natures. Ceux-ci doivent être triés, rangés et conservés et archivés. Cependant, pourquoi est-il si important de bien gérer la documentation en entreprise ? Comment le faire ?
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Pourquoi assurer une bonne gestion documentaire en entreprise ?
Il est difficile de parler d’entreprise sans évoquer la documentation. Cette dernière régit le fonctionnement administratif de l’organisation. De ce fait, investir du temps pour élaborer le plan de classement des documents propre à la société est nécessaire. Tout d’abord, un bon classement des documents permet d’éviter les pertes de temps inutiles lors d’une recherche.
Par ailleurs, une mauvaise gestion documentaire en entreprise peut impacter négativement le fonctionnement de l’entreprise. Cela peut se remarquer à divers niveaux tels que :
- L’encombrement par des documents inutiles ;
- L’enregistrement au mauvais endroit ;
- La suppression par erreur ;
- La perte de fichiers et de temps ; etc.
Le manque de gestion documentaire en entreprise fait perdre du temps aux travailleurs. De même, l’on peut évoquer de probables pertes de pièces comptables et juridiques. L’article 1734 du Code général des impôts prévoit une amende de 5 000 euros en cas de mauvaise conservation des documents administratifs.
Comment bien gérer ses documents en entreprise ?
La gestion documentaire en entreprise est une mission chronophage. Elle nécessite du temps et une démarche méthodique qui peut se démembrer comme suit :
Identifier les documents
La première étape pour bien gérer ses documents en entreprise consiste à les identifier. L’identification des documents permet d’établir leur authenticité afin d’en déduire les conditions de conservation adéquates pour chacun d’eux. Après l’identification et l’authentification, les documents peuvent à présent être stockés.
Stocker les documents authentifiés
Le stockage des documents consiste à les classer, les conditionner et à les entreposer. Tout cela doit se faire de sorte à pouvoir retrouver rapidement et facilement un dossier en cas de besoin. Par ailleurs, tous les documents doivent être archivés dans un espace dédié qui jouit de conditions optimales de sécurité incendie et de protection contre l’humidité.
Assurer la conservation et la consultation des documents
Bien gérer ses documents en entreprise implique de les conserver et d’en assurer l’accès à tout moment. La règle recommande de ne perdre aucun fichier. Pour cela, l’entreprise à travers l’archiviste peut limiter l’accès aux documents. Toute personne doit obtenir une autorisation avant de consulter les archives.
Bien gérer ses documents en entreprise avec une GED
La Gestion Électronique des Documents (GED) est un procédé faisant intervenir des moyens électroniques pour la gestion documentaire. Cette méthode de gestion des documents d’entreprise met en action un logiciel dédié à cette fin. Un logiciel de gestion des documents permet de mettre en place des procédures visant à organiser le classement des documents. Néanmoins, cela peut se faire manuellement ou de façon automatisée.
Par ailleurs, il existe différentes méthodes d’organisation des documents à savoir :
- Le classement chronologique ;
- Le classement par catégories ;
- Le classement hiérarchique ;
- Le classement par mots-clés.
Chacune de ces méthodes de classement des documents présente ses points forts et ses limites. Il revient donc à chaque société de choisir la formule qui lui convient en tenant compte de ses propres besoins.
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