Organisation d’un séminaire dans un hôtel : bonne ou mauvaise idée ?

L’organisation d’évènements professionnels fait partie des pratiques courantes en entreprise. Parmi les plus fréquentes figurent les salons professionnels, les réunions et les séminaires. Organiser un quelconque évènement professionnel exige l’étude de certains points, notamment la fixation d’une date, le choix et la gestion des prestataires, la partie logistique, ainsi que la détermination du lieu où va se dérouler l’évènement. Le lieu de l’évènement est crucial, car il exprime le style et donne le ton et reflète l’image que vous voulez envoyer pour votre évènement. Vous avez peut-être pensé à réaliser le vôtre dans un hôtel et vous vous demandez si c’est une bonne idée ou non.

Quels sont les avantages de planifier un séminaire dans un hôtel ?

L’organisation d’un séminaire dans un hôtel est très prisée par les professionnels, grâce aux nombreux avantages que cette solution offre.

Une salle de séminaire accueillante et spacieuse

L’un des plus grands atouts d’organiser son séminaire dans un hôtel est la possibilité de bénéficier d’une salle à la fois spacieuse et accueillante. Le but de ce type d’évènement est de favoriser le dialogue entre les participants, mais aussi de véhiculer les objectifs d’une marque pour renforcer le travail en équipe. Pour atteindre effectivement ces buts, il est crucial de réaliser le séminaire dans une ambiance décontractée et chaleureuse. C’est pourquoi le choix d’un hôtel est la solution à privilégier.

En plus du confort, les hôtels proposent en général différentes salles au choix, pouvant accueillir le nombre de personnes souhaité. Il vous suffit alors de la choisir en fonction de vos besoins et du nombre de participants envisagé. Retrouvez facilement la salle qui correspond à la taille de votre séminaire, en vous rendant sur des sites spécialisés, comme kactus.com/fr/france/marseille, pour y trouver différentes propositions. Vous pourrez ainsi trouver des salles pour tous besoins, pour toute heure et toute date.

En plus de la salle, les hôtels peuvent vous fournir tous les équipements nécessaires pour assurer le bon déroulement de l’évènement. En effet, ces établissements peuvent mettre à votre disposition un WIFI performant, une ou plusieurs prises d’alimentation, un vidéoprojecteur pour assurer toutes vos présentations, en plus des tables et des sièges correspondants au nombre de participants.

Proposez un hébergement sur place pour vos collaborateurs

Si vous envisagez d’organiser un séminaire qui durera plusieurs jours, choisir un hôtel est la meilleure solution. En effet, cette option vous donne l’opportunité d’héberger vos collaborateurs sur place, surtout s’ils viennent de loin. Organiser votre évènement dans un hôtel vous donne l’avantage d’épargner aux participants les problèmes d’hébergement et de déplacements entre leur hôtel et le lieu du séminaire.

Certains hôtels sont en mesure d’accueillir un grand nombre de clients dans les meilleures conditions. Cela permet d’éviter à vos collaborateurs de chercher un lieu d’hébergement proche du lieu où l’évènement va se dérouler. Le fait d’être hébergé sur place permet de gagner du temps, vu que les participants n’ont pas de long trajet à effectuer.

Le budget à prévoir pour organiser votre séminaire dans un hôtel

Si vous avez décidé d’organiser votre séminaire dans un hôtel, il faut d’abord penser à effectuer toutes les démarches nécessaires.

Dans un premier temps, vous devez trouver l’hôtel apte à vous fournir les prestations correspondant à vos besoins. Cette étape est très importante, car votre choix garantit la réussite de votre évènement. Lors de votre recherche, vous devez vous assurer que l’établissement remplit certains critères, notamment au niveau de la qualité des chambres proposées et de la présence d’une salle de réception pouvant accueillir le nombre d’invités envisagé. Il est aussi important de vérifier que l’hôtel propose les équipements audiovisuels et techniques nécessaires. Puis, assurez-vous de la disponibilité des offres de restauration, de boissons et des propositions pour la pause-café sur place. Surtout, vous devez prendre en considération la localisation de l’hôtel, ainsi que les services complémentaires qu’il propose, les activités, le parking, etc.

Sélectionnez 2 ou 3 hôtels qui remplissent tous les critères et, ensuite, procédez à la comparaison des tarifs proposés. Il est également conseillé de consulter les avis clients de chaque établissement. Dès que votre choix est fait, il est fort recommandé de faire une réservation dans les brefs délais, pour avoir la garantie de la disponibilité de l’hôtel à la date prévue. Lors de votre réservation, il ne faut surtout pas oublier de remplir scrupuleusement tous les documents nécessaires. Il faudra aussi vérifier que les prestations proposées sont effectives, en mettant en avant les points essentiels au bon déroulement du séminaire.