Quel budget pour louer une salle de réunion ?

Juridique - Finances

Avez-vous prévu d’organiser un événement professionnel avec vos collègues de travail ? Manquez-vous de place dans les locaux de votre entreprise ? La location d’une salle reste votre meilleure option. Cependant, afin d’estimer le coût final de votre location, vous devez savoir au préalable certaines informations, telles que la durée de votre événement et le matériel qui vous est nécessaire. Suivez ce guide !

Location d’une salle de réunion : quels critères à prendre en compte ?

Sachez que le coût global d’une location de salle de réunion dépend de nombreux critères. Et il ne faut jamais les négliger, car ils peuvent faire doubler le prix. Parmi eux, voici les plus importants.

L’emplacement

La localisation de votre salle de réunion fait partie des éléments essentiels dans la prévision de votre budget. En effet, le prix au m² change constamment d’une ville à l’autre. Donc, le coût global peut considérablement varier pour une même superficie, si vous résidez à Paris ou dans ses environs.

La capacité d’accueil

La capacité d’accueil et la surface de votre salle de réunion doivent dépendre de l’événement que vous souhaitez organiser. Pour vous faire une idée, voici quelques exemples de salle avec les effectifs de participants accueillis :

• une salle équipée de tables installées en « U » : 6 à 20 personnes ;

• une salle meublée de tables rectangulaires, ovales ou rondes : 12 à 20 personnes ;

• une grande salle : 30 à 100 personnes.

Le standing de la salle

Bien entendu, avant de choisir la salle qui vous convient le mieux, il est indispensable de connaître le prestige du quartier. Il s’agit d’une prestation assez importante, car certains centres vous suggéreront des salles de réunion à la luminosité naturelle avec des mobiliers confortables. Ces derniers vous procureront plus de concentration lors de votre conférence.

La durée de location

La durée de location fait également partie des éléments à prendre en compte lors de votre devis. Certains propriétaires estiment leur tarif en fonction du temps d’occupation, à savoir :

• une demi-journée ;

• une journée ;

• une semaine ;

• un mois.

Les services

En général, il existe différentes salles de réunion qui accueillent aussi diverses conférences. Mais quand il s’agit d’un événement professionnel, la salle devrait être équipée :

• de mobiliers modulables ;

• d’appareils informatiques ;

• d’une pieuvre téléphonique ;

• d’une connexion haut débit ;

• d’un écran de projection ;

• d’un vidéoprojecteur.

Il vous faut donc vérifier la fiabilité des services afin que ces derniers puissent être compris dans le prix global, et non pas considérés comme des options. Vous pouvez ainsi consulter le site officeriders.com pour bénéficier des meilleures offres.

Pourquoi louer une salle de réunion ?

Il est important de préciser que la location de salle de réunion n’est pas destinée seulement aux entreprises qui ne disposent pas de locaux vacants. Les entreprises en ont vraiment besoin, même si elles disposent d’une salle conçue à cet effet. Louer un bureau vous permet d’accéder à un espace plus adéquat pour une réunion, une assemblée générale ou un séminaire.

De plus, la location de salle de réunion vous permet de profiter d’un matériel professionnel au complet. Comme susmentionné, il existe des centres qui proposent des systèmes informatiques utiles pour les réunions. L’intérêt de la présence de ces services est que vous n’avez plus à vous surcharger avec les vôtres. Il vous suffit d’apporter votre ordinateur portable ou un outil de stockage pour rendre votre réunion au top.

Quant aux entreprises qui disposent d’une salle de réunion, l’avantage d’organiser une conférence à l’extérieur est le changement d’environnement. La sortie du cadre habituel peut servir à rendre les collaborateurs créatifs et expressifs.

À l’aide de l’aménagement du décor d’une salle de réunion, vous pouvez valoriser le moment. Ainsi, vous serez plus crédible dans le cadre d’une réunion d’affaires.