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TPE : faut-il apprendre à déléguer certains postes ?

RH & Management

Pour faire de votre affaire une entreprise solide, il faut savoir déléguer certaines tâches. En effet, confier des opérations à vos collaborateurs quand il le faut vous permet de vous concentrer sur d’autres points de votre activité. Vous devez apprendre à vous ménager, car à un moment donné, vous ne serez plus en mesure de tout gérer. Cependant, s’en remettre à quelqu’un d’autre n’est pas simple. Non seulement il faut déterminer la tâche à confier, mais encore faut-il trouver le bon collaborateur qui pourra remplir efficacement la mission. Alors, est-ce vraiment important de déléguer et comment procéder ?

Identifiez les tâches qui peuvent être déléguées

En théorie, déléguer des tâches semble assez facile. Pourtant, pour bien maîtriser l’opération et faire en sorte qu’elle soit efficace, il est nécessaire de procéder avec méthode.

En premier lieu, il est important d’identifier les tâches que vous pouvez ou désirez déléguer. C’est une phase assez délicate, car il est nécessaire de savoir si le travail en question peut être réalisé par quelqu’un d’autre ou s’il doit impérativement être traité par vous. Vous devez donc étudier minutieusement la mission ou le poste que vous souhaitez assigner.

La détermination des tâches à déléguer vous permet d’avoir une vision d’ensemble, vous aider à gagner du temps libre. Le principal but de confier certaines missions à quelqu’un d’autre est de gagner plus de temps pour vous concentrer sur le cœur de votre métier.

Vous devez lister les objectifs à moyen et à long terme. Ensuite, il est nécessaire de les décomposer pour obtenir les différentes tâches à réaliser quotidiennement et hebdomadairement. Vous devez élaborer une liste des tâches que vous réalisez au quotidien. Il peut s’agir de la rédaction de rapports, l’établissement d’un calendrier, les réponses aux courriels, la participation aux conférences et réunion, etc. Si vous souhaitez déléguer certaines tâches, vous pouvez demander l’aide de professionnels comme 3h18.fr, afin de trouver la personne capable d’assurer ces missions.

Savoir déléguer

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Pour déterminer les services pratiques qui peuvent être délégués, certains critères doivent être analysés de près.

Tout d’abord, confiez à d’autres personnes les postes à faibles conséquences ou à faibles rendements. Les chefs d’entreprises ont tendance à déléguer les tâches opérationnelles routinières qui prennent beaucoup de temps. Il s’agit en général des postes encadrés par des procédures ou des documents spécifiques.

Il faut mandater les tâches qui peuvent donner l’opportunité à un manager de réaliser des activités stratégiques pouvant contribuer au développement de l’entreprise.

Le poste de secrétaire de direction

La personne occupant ce poste a pour vocation de vous seconder ou d’épauler le directeur d’un des services de l’entreprise. En sachant que les tâches réalisées par ce collaborateur demandent de la logistique et un sens certain de l’organisation, le secrétaire de direction doit assurer l’efficacité administrative de l’entreprise en général, ou du service de son affectation.

Cette personne doit également déployer des compétences dans des domaines annexes, notamment en comptabilité, en service commercial, en ressources humaines, mais aussi en gestion d’agendas et de planning. Elle peut aussi être amenée à organiser des déplacements. Un secrétaire de direction doit assurer le traitement des courriers du directeur, ses appels téléphoniques au quotidien, et doit avoir la capacité de hiérarchiser les priorités. Ses différentes missions l’obligent donc à maîtriser différents outils digitaux comme les logiciels métiers, de gestion de trésorerie ou d’archivage électronique, etc.

Le poste d’assistant de gestion polyvalent

Votre assistant de gestion polyvalent doit assurer diverses missions, notamment l’administratif, la comptabilité, ou encore les ressources humaines. La personne doit disposer de toutes les compétences nécessaires pour gérer efficacement vos équipes, afin que vous puissiez vous concentrer sereinement sur d’autres priorités de votre métier.

Cette personne est chargée d’assurer la gestion des commandes, et jusqu’au suivi de votre trésorerie. Elle se charge de la relance des factures impayées et surtout assiste les responsables dans la gestion globale de votre entreprise. Elle doit donc être apte à intervenir dans tous les secteurs d’activité. Les tâches que vous pouvez déléguer à un assistant de gestion polyvalent sont très diversifiées.

Comme son nom l’indique, il doit s’agir d’une personne dotée d’une polyvalence sans conteste. Vous pouvez donc compter sur elle pour rédiger vos courriers, prendre vos appels, faire circuler une information entre les divers services de l’entreprise. Elle peut également assurer la gestion de vos commandes, se charger de la facturation de vos prestations, ou encore lancer les procédures de recouvrement.

Où trouver la bonne personne ?

Trouver la personne idéale à qui confier ces missions peut s’avérer difficile. En effet, si certaines tâches peuvent convenir à un employé lambda, d’autres requièrent une bonne réflexion et le choix d’une personne dotée de compétences spécifiques.

Il peut être plus pratique de chercher en priorité au sein de votre personnel en interne. Cependant, même en interne, il faut s’assurer que la personne dispose des qualités nécessaires avant de lui déléguer une nouvelle tâche. Pour votre choix, il est nécessaire de choisir un collaborateur autonome, compétent, et qui maîtrise parfaitement le poste qui lui sera confié. Il faut privilégier les collaborateurs qui montrent une volonté d’aller plus loin, au-delà de leur poste : les personnes qui prennent des initiatives, curieuses dans le bon sens du terme, qui conseillent les autres.

Il vous est également possible de choisir un intérimaire, une option très appréciée des petites entreprises. Cette solution est d’ailleurs la plus intéressante. Il s’agit d’un moyen prisé des PME qui désirent variabiliser leurs charges de travail. Pour le choix de la plateforme à solliciter, il est conseillé d’opter pour les grands réseaux d’intérim, disposant d’une base de données de CV fiable. Si le profil choisi ne vous satisfait pas ou qu’il n’arrive pas à répondre à vos besoins, vous pourrez toujours mettre fin au contrat. Le grand avantage de choisir un intérim réside dans le fait de bénéficier d’une main-d’œuvre qualifiée et expérimentée, sans pour autant se soucier des contraintes d’un CDI. Vous pouvez avoir recours à cette solution pour vos besoins récurrents et ponctuels.

Une autre solution pour trouver la bonne personne à qui déléguer certaines de vos missions est de procéder à un recrutement externe.